ТРУДОВІ КНИЖКИ: дещо про внесення змін, виправлення неправильних або неточних записів

16 квітня 2024 вівторок

62 переглядів

05.05.2011 (17:21)

Трудова книжка є основним документом про трудову діяльність працівника. На підставі записів у ній встановлюється як загальний, так і спеціальний трудовий стаж, який за законодавством враховується під час призначення пенсій, надання пільг тощо.

Згідно з Інструкцією про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженою наказом Мінпраці, Мін'юсту, Мінсоцзахисту України від 29 липня 1993 р. № 58 трудові книжки ведуться на всіх працівників, які працюють на підприємстві, в установі, організації або у фізичної особи понад п’ять днів, а також на позаштатних працівників за умови, що вони підлягають державному соціальному страхуванню.
Відповідно до постанови Кабінету Міністрів України «Про трудові книжки працівників» від 27 квітня 1993 р. № 301 трудові книжки зберігаються на підприємствах як документи суворої звітності. На практиці ведення, облік і зберігання трудових книжок покладається наказом керівника підприємства на одного з працівників кадрової служби, за її відсутності – на іншу посадову особу.
Зауважимо, що за порушення встановленого порядку ведення, обліку, зберігання і видачі трудових книжок посадові особи несуть дисциплінарну, а в передбачених законом випадках іншу відповідальність.
Усі записи в трудовій книжці про прийняття на роботу, переведення на іншу постійну роботу, звільнення, а також про нагородження та заохочення мають вноситися на підставі наказу (розпорядження) і точно відповідати його тексту, а записи про звільнення або переведення на іншу постійну роботу мають також точно відповідати формулюванню чинного законодавства і містити посилання на відповідний пункт, статтю закону.
Зазначимо, що запис про назву роботи, професії або посади, на яку приймається працівник, в обов'язковому порядку має відповідати Державному класифікатору професій ДК 003:2010, штатному розпису, наказу.
У випадку зміни прізвища, імені, по батькові, дати народження власника трудової книжки, виявлення неточних або неправильних записів, зміни рішення, наприклад, щодо підстави звільнення працівника, кадрова служба має внести відповідні виправлення або зміни у трудову книжку працівника. Порядок здійснення виправлень або зміни запису встановлено згаданою вище Інструкцією. Так, згідно з нею, виправлення записів у розділах «Відомості про роботу», «Відомості про нагородження», «Відомості про заохочення» здійснюється на підставі оригіналу наказу в такому порядку:
• у графі 1 записується відповідний порядковий номер;
• у графі 2 зазначається дата внесення запису;
• у графі 3 записується: «Запис за № таким-то недійсний», а далі, наприклад, «Прийнятий за такою-то професією (посадою)»;
• у графі 4 робиться посилання на наказ керівника підприємства.
Закреслення раніше внесених неточних, неправильних записів або записів, що підлягають зміні, у зазначених розділах трудової книжки не допускається.
Зміна запису про прізвище, ім'я, по батькові, дату народження працівника на першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки виконується на підставі відповідних документів (паспорта, свідоцтв про народження, про шлюб, про розірвання шлюбу тощо) закресленням попереднього запису і записом нових даних з посиланням на відповідний документ на внутрішньому боці обкладинки. Новий запис завіряється підписом керівника (іншого уповноваженого працівника) кадрової служби і печаткою підприємства (кадрової служби).
Зауважуємо, що запис, який було внесено в трудову книжку під час прийняття працівника на роботу за професією, назву якої було згодом змінено у зв'язку з невідповідністю Класифікатору професій, не визнається недійсним. При цьому якщо працівник має право на пільгову пенсію, робота на такій посаді засвідчується довідкою про характер виконуваної роботи.
У випадку незаконного звільнення або переведення на іншу роботу, установленого органом, який правомочний приймати рішення про поновлення працівників на роботі, а також у разі зміни формулювання причини або дати звільнення кадрова служба має внести відповідні зміни у трудову книжку. Такі зміни вносяться на підставі наказу керівника підприємства, який видається на виконання рішення органу, який визнав незаконним звільнення або переведення працівника на іншу роботу чи прийняв рішення про зміну формулювання причини або дати звільнення.
Якщо назва підприємства змінюється, виправлення в трудову книжку вносяться в такому порядку:
• у графі 3 трудової книжки окремим рядком робиться запис про перейменування підприємства;
• у графі 4 зазначається підстава перейменування – наказ (рішення, розпорядження), його дата та номер.
Слід пам’ятати про необхідність чітко дотримуватись «професійного» Класифікатора при заповненні трудової книжки, про наголошує і Мінпраці у листі від 25.10.2007 р. № 356/13/116-07.