Видавання документів у тимчасове користування за межі архіву

Документи з архіву видаються в тимчасове користування працівникам структурних підрозділів установи-фондоутворювача або її правонаступника, іншим установам. Документи Національного архівного фонду видаються для користування поза архівом, як правило, на строк, що не перевищує одного місяця. Судово-слідчим органам справи можуть видаватися у тимчасове користування на строк до шести місяців.
Продовження встановлених строків перебування документів
Національного архівного фонду в користуванні за межами архіву
допускається в особливих випадках з дозволу керівництва архіву
лише на підставі письмового звернення довільної форми користувача
з поясненням причин необхідності продовження строку користування
виданими документами та підтвердженням їх наявності і дотримання
нормативних умов зберігання.
Відповідальний за архів має право в будь-який час без попереднього повідомлення перевірити наявність і умови зберігання документів, виданих у користування за межами архіву.
Видавання справ з архіву в тимчасове користування структурним підрозділам установи-фондоутворювача або її правонаступника оформляється замовленнями і реєструється в книзі видавання справ у робочі приміщення. Видавання справ з архіву в тимчасове користування
іншим установам оформляється актами і реєструється в окремій книзі, що ведеться за формою, аналогічною формі книги видавання справ у робочі приміщення установи.
Кожна справа, що видається з архіву, повинна мати
аркуш користування документами. На місце виданої справи вміщується картка-замінник справи. Виконані замовлення на видавання справ у структурні підрозділи установи-фондоутворювача зберігаються в архіві до проведення чергового перевіряння наявності та стану справ.
Акти про видавання справ у тимчасове користування
іншим установам складаються у двох примірниках, перший з яких
залишається в архіві, а другий видається замовнику, підписується керівниками установ, що передають та одержують документи, та скріплюється гербовими печатками. Після повернення справ у кожному примірнику акта робиться відповідний запис.
Перед видаванням справ з архіву та після їх повернення
проводиться поаркушне перевіряння кожної справи в присутності
представників установ, що передають та одержують справи.
Забороняється вилучення справ з архіву або окремих документів зі
справ і передавання їх у постійне користування іншим установам. В окремих випадках на письмову постанову судово-слідчих органів у зв'язку зі справами, що перебувають у їхньому провадженні, архів за письмовою вказівкою керівника установи здійснює вилучення оригіналів необхідних справ або окремих документів про, що складається акт у двох примірниках перший з яких залишається в архіві, а другий передається відповідному судово-слідчому органу. Зі справ або документів, що вилучаються, знімаються копії.

Провідний спеціаліст відділу документування,
контролю виконання та звернень громадян
Головного управління юстиції у Закарпатській області
Марія Строган