Деякі аспекти оформлення документів для дії за кордоном у нотаріальній практиці

Питання вчинення нотаріальних дій нотаріусами України для дії за кордоном регламентуються ст. 9 Конституції України, Законом України “Про нотаріат”, Інструкцією про порядок вчинення нотаріальних дій нотаріусами України...

Постановою Кабінету Міністрів України від 18.01.2009 року №61 “Про надання повноважень на проставлення апостиля, передбаченого Конвенцією, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів”, Законом України “ Про міжнародне приватне право”. Вчинення таких нотаріальних дій регламентується також роз'ясненнями Міністерства юстиції України від 01.02.1998 року та від 12.01.2011 року .

Статтею 98 Закону України “Про нотаріат” передбачено, що нотаріуси, відповідно до законодавства України, міжнародних договорів, застосовують норми іноземного права та приймають документи, складені відповідно до вимог іноземного права, а також вчиняють посвідчувальні написи за формою, передбаченою іноземним законодавством, якщо це не суперечить законодавству України. Тобто існують дві умови оформлення документів. По-перше, документи оформляються з урахуванням законодавства іноземної держави. По-друге, законодавство іноземної держави не повинно суперечити законодавству України.
Обов'язковим при вчиненні нотаріальних дій є виконання положень ст. 47 Закону України “Про нотаріат” щодо оформлення документів. Для вчинення нотаріальних дій не приймаються документи, які не відповідають вимогам законодавства або містять відомості, що принижують честь, гідність та ділову репутацію фізичної особи або ділову репутацію юридичної особи, які мають підчистки або дописки, закреслені слова чи інші не застережені виправлення, документи, тексти яких неможливо прочитати внаслідок пошкодження, а також документи, написані олівцем.
Документи, викладені на двох і більше аркушів, що подається для вчинення нотаріальної дії, повинні бути прошиті у спосіб, що унеможливлює їх роз'єднання без порушення цілісності, а аркуші пронумеровані й скріплені печаткою юридичної особи, яка видала документ. Слід також пам'ятати, що тексти нотаріально оформлюваних документів повинні бути викладені чітко, зрозуміло за змістом і відповідно до вимог ст. 15 Закону України “Про нотаріат”.
Питання легалізації документів регламентуються Інструкцією про порядок консульської легалізації офіційних документів в Україні та за кордоном, затвердженою наказом Міністерства закордонних справ України від 04.06.2002 року № 113, яка встановлю порядок вчинення консульської легалізації офіційних документів, складених за участю органів державної влади та органів місцевого самоврядування, або таких, що від них виходять, як на території України так і за кордоном. Порядок консульської легалізації офіційних документів встановлюється Віденською конвенцією про консульські зносини 1963 року, міжнародними договорами та чинним законодавством України. Нотаріус повинен роз'яснити порядок легалізації документів особі, яка звернулася за вчиненням нотаріальної дії.
Консульська легалізація офіційних документів — це процедура підтвердження дійсності оригіналів офіційних документів або засвідчення справжності підписів посадових осіб, уповноважених засвідчувати підписи на документах, а також дійсності штампів, печаток, якими скріплено документ. Легалізація в установленому порядку документа надає йому право на існування в міжнародному обігу.

Головний спеціаліст відділу нотаріату
Головного управління юстиції у
Закарпатській області
Н.В. Туряниця