Прийняття на зберігання документів нотаріусами України

Порядок прийняття документів на зберігання регулюється статтями 96, 97 Закону України «Про нотаріат» та главою 19 розділу 2 Порядку вчинення нотаріальних дій нотаріусами України (далі - Порядок).

Згідно п.1 глави 19 розділу II Порядку нотаріуси за заявами заінтересованих юридичних та фізичних осіб приймають на зберігання документи за описом. Відповідно до п. 2 глави 19 розділу II Порядку опис складається у двох примірниках і підписується особою, яка здала документи на зберігання, та нотаріусом. Один примірник опису залишається у нотаріуса, а другий видається особі, яка здала документи на зберігання.
Особі, яка здала документи на зберігання, видається свідоцтво за встановленою формою, до якого додається примірник опису, якщо такий проводився.
Прийняття на зберігання документів є нотаріальною дією, яка вчиняється тільки нотаріусом (ст. 34 Закону України "Про нотаріат") та посадовими особами консульських установ (ст. 38 Закону України "Про нотаріат"). Вказана нотаріальна дія спрямована на захист і охорону прав особи на документи, що виявляються у забезпеченні нотаріусом збереження їх цілісності і схоронності, унеможливлення і доступу до документів будь-яких осіб, у тому числі і самого нотаріуса. Важливо, що документ, який передається на зберігання нотаріусу, не може бути вилучений при проведенні виїмки.
Поряд із цим допускається прийняття на зберігання документів і без складання опису. Так, відповідно до ч. 2 ст. 96 Закону України "Про нотаріат" на прохання особи нотаріус може прийняти документи без опису, якщо вони належним чином упаковані в присутності нотаріуса. Упаковка повинна бути скріплена печаткою нотаріуса, його підписом і підписом особи, яка здала документи на зберігання.
У випадку прийняття документів на зберігання, незалежно від факту складання опису, нотаріус видає особі, яка їх здала, свідоцтво. Форма такого свідоцтва передбачена в додатку № 25 Правил ведення нотаріального діловодства (форма № 25). При цьому за вказаною формою передбачається, що опис зданих на зберігання документів скріплюється підписом особи, яка здала на зберігання документи, та підписом нотаріуса і прошивається зі свідоцтвом.
Відповідно до п. 5 глави 19 розділу II Порядку вчинення нотаріальних дій нотаріусами України прийняті документи зберігаються в окремому пакеті в залізних шафах чи сейфах, опечатаних печаткою нотаріуса.
Слід зазначити, що закон не обумовлює жодних обмежень мінімальних чи максимальних строків, протягом яких нотаріус має право зберігати передані документи. Так, їх повернення пов'язується із заявленням особою вимоги про повернення документів. Разом з тим згідно з формою свідоцтва про прийняття на зберігання документів обов'язковим є зазначення в його тексті строку, на який передаються документи. Слід зазначити, що не приймаються для вчинення нотаріальної дії документи, що містять відомості, які принижують честь, гідність та ділову репутацію фізичної особи або ділову репутацію юридичної особи, які мають підчистки або дописки, закреслені слова чи інші незастережені виправлення, документи, тексти яких неможливо прочитати внаслідок пошкодження, а також документи, написані олівцем.
26.08.2014

Головний спеціаліст відділу нотаріату Тетяна Русин