Складання номенклатури справ

Номенклатура справ є систематизованим переліком найменувань справ, створюваних у діловодстві установи, оформлених у відповідному порядку із зазначенням строків зберігання справ.

Номенклатура справ є обов'язковим для кожної установи інформаційним довідником, який складається для створення єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, швидкого пошуку документів за змістом і видом та їх відбору для внесення до складу Національного архівного фонду. Існують три види номенклатур справ: типова, примірна та індивідуальна. Типова номенклатура справ установлює типовий склад справ для установ, однорідних за характером діяльності, однаковою структурою, з єдиною. Примірна номенклатура справ установлює примірний склад справ для установ, однорідних за характером діяльності, але різних за структурою, і має рекомендаційний характер. Незалежно від наявності типової чи примірної номенклатури справ кожна установа повинна мати індивідуальну номенклатуру справ. Зведена індивідуальна номенклатура справ установи складається, як правило, з номенклатур справ структурних підрозділів та первинних громадських організацій, що діють в установі. Номенклатура справ структурного підрозділу розробляється посадовою особою, відповідальною за діловодство у структурному підрозділі, із залученням фахівців, підписується керівником структурного підрозділу та погоджується з керівником архіву установи (посадовою особою, відповідальною за архів). Розміщення заголовків справ у номенклатурі структурного підрозділу повинно відповідати ступеню важливості питань. Кожна справа, включена до номенклатури, повинна мати умовне позначення арабськими цифрами - індекс. Індекс справи в номенклатурі структурного підрозділу складається з індексу структурного підрозділу за штатним розписом або класифікатором структурних підрозділів та порядкового номера справи в межах підрозділу. Зведена номенклатура справ схвалюється ЕК установи та погоджується ЕПК відповідного державного архіву, після чого затверджується керівником установи
У кінці року зведена номенклатура справ установи обов'язково закривається підсумковим записом, що підписує керівник служби діловодства установи. Про фактичну наявність заведених за рік справ повідомляється керівник архіву установи (особа, відповідальна за архів). Зведена номенклатура справ установи складається у чотирьох примірниках, кожен з яких повинен мати гриф погодження з відповідним державним архівом. Номенклатура справ підлягає погодженню з відповідним державним архівом або органом вищого рівня один раз на п'ять років або невідкладно в разі істотних змін у власності майна, структурі, функціях та характері роботи установи.
Провідний спеціаліст відділу документування,
контролю виконання та звернень громадян
Марія Строган