Порядок формування описів з особового складу

Опис справ з особового складу складається за
встановленою формою, порядок заповнення граф опису та його оформлення аналогічні порядку складання опису справ постійного зберігання .

Заголовки справ опису з особового складу систематизуються за номінальною ознакою у такій послідовності: накази з особового складу; списки особового складу; картки з обліку особового складу; особові справи; особові рахунки із заробітної плати (розрахункові відомості з
зарплати); трудові книжки (незатребувані); акти про нещасні випадки.
Особові справи (особові картки) уносяться в опис за роком
звільнення посадової особи і систематизуються за абеткою прізвищ
звільнених громадян.
Обов'язковим елементом оформлення опису справ з особового складу є титульний аркуш зміст, передмова та список скорочень, які вміщуються в опис перед описовими статтями в наведеній послідовності й складають довідковий апарат до опису.
Описи справ з особового складу установ, у діяльності
яких утворюються документи Національного архівного фонду,
складаються в трьох примірниках, підписуються укладачем,
схвалюються експертною комісією установи, погоджуються з експертно-перевірною комісією відповідного державного архіву та затверджуються керівником установи.
Описи справ з особового складу установ, у діяльності
яких не утворюються документи Національного архівного фонду,
складаються в двох примірниках, підписуються укладачем, схвалюються експертною комісією установи, погоджуються з експертно-перевірною комісією державної архівної установи, архівного відділу міської ради та затверджуються керівником установи.

Провідний спеціаліст відділу докумнетування,
контролю виконання та звернень громадян
Головного управління юстиції у Закарпатській області
Марія Строган