Порядок проведення перевіряння наявності та стану справ

Перевіряння наявності та стану справ постійного
зберігання проводиться в архіві в плановому порядку один раз на 5
років, а також перед переданням документів на постійне зберігання.

Перевіряння наявності і стану справ тривалого (понад
10 років) зберігання та з особового складу здійснюється раз у 10
років. Позапланове перевіряння наявності та стану справ проводиться:
після переміщення документів в інше сховище;
після ліквідації наслідків стихійного лиха;
якщо змінюється керівник архіву (особа, відповідальна за
архів);
під час реорганізації або ліквідації установи.
Щорічно перевіряються справи, що впродовж року були видані з
архівосховища для користування.
Перевіряння наявності та стану справ проводиться
працівниками архіву або комісією, яку призначає керівник установи.
Перевіряння наявності та стану справ проводиться шляхом
звіряння заголовків та інших реквізитів архівного опису з описуванням справ на обкладинках (титульних аркушах). Фізичний стан документів справ визначається шляхом їх візуального поаркушного переглядання та ідентифікацією документів усередині справи
Справи, що видавалися для користування впродовж минулого року, перевіряються за книгами видавання справ з архівосховища та актами про видавання справ у тимчасове користування.
Під час проведення перевіряння заповнюється аркуш
перевіряння наявності та стану справ у якому фіксуються всі виявлені недоліки.
На підставі підсумкових записів в аркушах перевіряння
складається акт перевіряння наявності та стану справ архівного
фонду в цілому, який затверджується керівником установи.
Якщо перевірянням установлено нестачу справ, то
організовується їх розшук. Розшук невиявлених справ проводиться впродовж року після закінчення перевіряння наявності та стану справ.

Провідний спеціаліст відділу документування,
контролю виконання та звернень громадян
Головного управління юстиції у Закарпатській області
Марія Строган