Порядок складання і оформлення опису справ тривалого зберігання

В опис справ тривалого (понад 10 років) зберігання включаються заголовки справ, що утворилися в діяльності структурних підрозділів установи.

Опис справ тривалого зберігання складається за встановленою формою. Порядок унесення заголовків справ до опису та його оформлення аналогічні порядку складання опису справ постійного зберігання Систематизація заголовків справ у цьому опису повинна відповідати зведеній номенклатурі справ установи за цей самий рік.
Установи, в діяльності яких утворюються документи Національного архівного фонду, складають річні розділи зведеного опису справ тривалого (понад 10 років) зберігання у двох примірниках, які схвалюються ЕК установи та затверджуються її керівником. Перший примірник як недоторканний зберігається в архіві, а другий - є робочим.
Установи, у діяльності яких не створюються документи Національного архівного фонду, річні розділи зведеного опису справ тривалого (понад 10 років) зберігання складають у трьох
примірниках. Після схвалення ЕК установи описи направляються для
схвалення ЕК органу вищого рівня. Після повернення схвалені описи
справ затверджуються керівником установи. Перший примірник річного
розділу опису зберігається в архіві установи як недоторканний, а
другий є робочим і використовується в практичній роботі. Третій
може надсилатися для контролю органу вищого рівня.
Якщо установа не має керівного органу вищого рівня
(комерційні структури, громадські організації), то річні розділи зведеного опису справ тривалого (понад 10 років) зберігання складаються у двох примірниках, схвалюються ЕК установи, затверджуються її керівником і зберігаються в архіві перший як недоторканий, а другий - робочий.

Головний спеціаліст відділу документування,
контролю виконання та звернень громадян
Головного управління юстиції у
Закарпатській області
Марія Строган