Порядок проставлення апостиля на документах в Україні

Відповідно до вимог Гаазької Конвенції, підписаної 5 жовтня 1961 року, всі країни-учасниці цієї Конвенції повинні виконувати певні вимоги щодо оформлення документів, виданих як в Україні, так і за її межами.

Залежно від країни подання документів, засвідчення документа може потребувати консульської легалізації або проставляння апостилю. Суть питання полягає у тому, що для надання документа, виданого на території України або українськими установами на території іншої країни-учасниці Конвенції, документи повинні пройти процедуру апостилювання або проставляння апостилю на документі, виданому в Україні. І навпаки, для надання в Україні документа, виданого у країні-учасниці Гаазької Конвенції, на документі повинен бути проставлений апостиль у країні видачі такого документа.
Проставляння апостилю або апостилювання документа в Україні - це процедура додаткового контролю та підтвердження документа. Так, для представлення в Україні досить надати документ таким, як він є - з підписом особи або декількох осіб, які видали довідку про несудимість, свідоцтво про народження, свідоцтво про шлюб, свідоцтво про розірвання шлюбу, довіреність, атестат, диплом, виписку із вказівкою навчальних дисциплін і набраних балів або отриманих оцінок тощо.
Відповідно до Постанови Кабінету Міністрів України „Про надання повноважень на проставлення апостиля, передбаченого Конвенцією, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів” від 18.01.2003 р. № 61, апостиль проставляється:
Міністерством освіти і науки, молоді та спорту України – на офіційних документах, виданих навчальними закладами, державними органами, підприємствами, установами і організаціями, що стосуються сфери освіти і науки;
До таких документів відносяться: дипломи про освіту, сертифікати про присвоєння вчених звань, атестати, довідки з навчальних закладів, навчальні плани та інші;
Міністерством юстиції України – на документах, що видаються органами юстиції та судами, а також на документах, що оформляються нотаріусами України.
До таких документів відносяться: свідоцтва, видані органами державної реєстрації актів цивільного стану, витяги з Державного реєстру актів цивільного стану громадян, документи, які засвідчені нотаріусами, судові рішення та довідки. (м. Київ, вул. Марини Раскової, 15, вул.. Артема,73)
Міністерством закордонних справ України – на всіх інших видах документів (м. Київ, вул. Велика Житомирська 2)
Процедура проставлення апостиля на офіційних документах, складених на території України і призначених для використання на території інших держав, регулюється Правилами, затвердженими Наказом Міністерства закордонних справ України, Міністерства освіти і науки України, Міністерства юстиції України від 05.12.2003 року №237/803/151/5.
Апостиль не проставляється:
- на документах, виданих закордонними дипломатичними установами України;
- на адміністративних документах, що мають пряме відношення до комерційних або митних операцій.
Порядок подання документів до Міністерства закордонних справ України:
Відділ апостиля та витребування Департаменту консульської служби МЗС України приймає для проставлення апостиля такі документи:
- довідки, видані архівними установами України;
- довідки про стан здоров'я;
- довідки, видані органами МВС України;
- інші офіційні документи.
Для проставлення апостиля необхідно подати:
- паспорт заявника;
- оригінал документа, який підлягає засвідченню апостилем;
- документ банківської установи про оплату послуг за проставлення апостиля або копію документа, що підтверджує право на звільнення від сплати (за умови пред'явлення його оригіналу).
Термін розгляду документів для проставлення апостиля – до 5 робочих днів.
Термін розгляду документів може бути продовжено до 20 робочих днів у разі необхідності отримання додаткової інформації для вирішення питання проставлення апостиля, про що співробітник відділу повідомить заявника під час прийому документів.
Згідно з Наказом МЗС "Про розмір та порядок оплати послуг з проставлення апостиля" N253 від 22.12.2003 року, зареєстрованого Міністерством юстиції України за N1211/8532 від 24.12.2003 року, плата за надання послуг з проставлення апостиля на офіційних документах, призначених для використання на території інших держав становить, для:
- громадян України, іноземних громадян та осіб без громадянства – 3 неоподатковувані мінімуми доходів громадян (51,00 гривня);
- юридичних осіб – 5 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (85,00 гр.).
Від унесення плати звільняються інваліди 1-ої і 2-ої груп, інваліди Великої Вітчизняної війни, громадяни, віднесені до 1-ої і 2-ої категорій потерпілих внаслідок Чорнобильської катастрофи та діти-сироти у разі проставлення апостиля на документах, що стосуються безпосередньо цих громадян.
Слід зазначити, що для проставляння апостиля всі документи, видані районними та міськими відділами державної реєстрації актів цивільного стану, попередньо повинні бути засвідчені в головному управлінні юстиції. Так, перед проставлянням апостилю на свідоцтвах про народження, смерть, шлюб, розірвання шлюбу, зміну імені та витягах з Реєстру, відділ ДРАЦС головного управління юстиції зі зворотної сторони документа проставляє спеціальний штамп, засвідчений підписом працівника та гербовою печаткою. Таким способом, працівник головного управління юстиції засвідчує підпис керівника відділу державної реєстрації актів цивільного стану, який видав документ та його достовірність.
Необхідно зауважити, що відділ державної реєстрації головного управління юстиції реєстраційної служби Головного управління юстиції у Закарпатській області надає платні послуги по апостилюванню документів у Міністерстві юстиції України, виданих відділами ДРАЦС на території України, а саме, на свідоцтвах про державну реєстрацію народження, шлюбу, розірвання шлюбу, зміни імені та витягах з Державного реєстру актів цивільного стану громадян, протягом тижня.

Головний спеціаліст відділу державної
реєстрації актів цивільного стану
реєстраційної служби Головного
управління юстиції у Закарпатській області
Л.М. Улинець