Вимоги до формування та ведення реєстраційних справ

Згідно Закону України «Про державну реєстрацію юридичних осіб та фізичних осіб – підприємців» реєстраційна справа – папка організаційно – облікового типу з документами або електронними документами, що подаються державному реєстратору відповідно до закону.

Державний реєстратор після внесення до Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців (далі - Єдиний державний реєстр) запису про проведення державної реєстрації юридичної особи або фізичної особи - підприємця зобов'язаний сформувати реєстраційну справу.
Реєстраційна справа формується та ведеться державним реєстратором щодо кожної юридичної особи або фізичної особи - підприємця окремо.
Кожна реєстраційна справа оправляється в окрему папку, яка не повинна перевищувати 250 аркушів (30 - 40 мм завтовшки). На корінцях папки реєстраційної справи зазначається номер реєстраційної справи та номер тому (у разі наявності кількох томів).
Реєстраційна справа складається з:
- обкладинки реєстраційної справи (додаток 1);
- внутрішнього опису документів реєстраційної справи (далі - внутрішній опис) (додаток 2);
- документів, визначених частиною третьою статті 11 Закону України "Про державну реєстрацію юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців" (для юридичних осіб);
- документів, визначених частиною четвертою статті 11 Закону України "Про державну реєстрацію юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців" (для фізичних осіб - підприємців);
- опису документів, що надаються державному реєстраторові для проведення реєстраційних дій;
- судових рішень про заборону вчинення певних реєстраційних дій.
Написи на обкладинках, внутрішньому описі виконуються розбірливо, без скорочень.
У реєстраційні справи вміщуються оригінали (ксерокопії, нотаріально засвідчені (завірені) в установленому порядку копії) документів. Не допускається зберігання у реєстраційних справах чернеток, особистих документів, розмножених копій та документів, що підлягають поверненню.
З моменту формування реєстраційної справи та з метою закріплення порядку розташування документів усі її аркуші, крім аркушів внутрішнього опису, нумеруються, не торкаючись тексту, арабськими цифрами наскрізною нумерацією у правому верхньому куті простим м'яким олівцем.
Усі аркуші реєстраційної справи прошиваються на чотири проколи спеціальними суровими нитками або дратвою.
Внутрішній опис складається на окремому аркуші (аркушах), що має (мають) окрему нумерацію.
Зміни складу документів реєстраційної справи (наприклад, включення додаткових документів, заміна оригіналів копіями тощо) відображаються у графі "Примітки" внутрішнього опису із посиланням на відповідні підстави внесення таких змін або відповідні документи.
Документи реєстраційної справи систематизуються у хронологічному порядку за часом їх надходження таким чином, щоб документи, які надійшли раніше, знаходились на початку, а документи, які надійшли пізніше, - наприкінці реєстраційної справи.
Аркуш формату, меншого, ніж формат А4, підклеюється на чистий аркуш паперу формату А4 і нумерується як один аркуш у правому верхньому куті. Якщо до документа підклеєні одним боком інші документи, то кожен документ нумерується окремо.
У разі припинення юридичної особи або припинення підприємницької діяльності фізичної особи - підприємця, а також передачі реєстраційної справи до внутрішнього опису складається підсумковий запис, у якому наводяться цифрами та словами кількість документів, що включені до опису, кількість аркушів реєстраційної справи, а також кількість аркушів внутрішнього опису. Внутрішній опис підписується його укладачем.

Провідний спеціаліст сектору
державної реєстрації юридичних
осіб та легалізації об’єднань громадян
реєстраційної служби Головного
управління юстиції у Закарпатській області
Микулець Олександра